Dobře fungující vnitrofiremní komunikace je jedním ze základních pilířů, na kterém stojí úspěch každé firmy. Rozvoj e-mailové komunikace v devadesátých letech znamenal revoluční zrychlení firemní komunikace. V dnešní době přeplněných e-mailových schránek však začíná být tento způsob výměny informací spíše brzdou. Výraznou pomoc nabízejí moderní informační nástroje, které mohou značně zjednodušit týmovou spolupráci.

Komunikujte odkudkoliv

Aby byla komunikace efektivní, měli by mít všichni členové týmu možnost rychle reagovat na nové podněty. A to i v případě, že jsou zrovna mimo kancelář. Okamžitý přístup k informacím odkudkoliv nabízejí nástroje fungující na cloudovém řešení. Ať už se jedná o Google Dokumenty, Microsoft Skydrive, Dropbox, Evernote, Basecamp nebo nejnovější informační systémy. Cloudové řešení nabízí firmám možnost rychlé výměny informací a sdílení dat. Výhodou pro malé firmy jsou přitom ušetřené náklady na pořizování vlastních serverů. Přístup k informacím lze u cloudových řešení získat prakticky kdekoliv a kdykoliv. Zobrazovat a měnit tyto informace přitom může i více uživatelů zároveň. Pokud tedy jeden z uživatelů provede změnu nebo přidá komentář, informace se zobrazí i všem uživatelům oprávněným tyto informace sledovat. Tím se komunikace značně urychluje.

Efektivní komunikaci rovněž usnadňují mobilní aplikace pro chytré telefony či tablety. Díky nim lze nové úkoly, komentáře či změny vytvořené ostatními členy týmu sledovat na mobilu či tabletu i na  cestách. „Mobilní aplikace uživatele okamžitě upozorní na všechny změny provedené u daných zakázek, úkolů či klientů. O každé nové připomínce vás systém informuje notifikací, která se zobrazí na displeji vašeho telefonu. Není tedy nutné se opakovaně přihlašovat a kontrolovat, zda ostatní uživatelé nepřidali nějaké nové informace či komentáře,“ uvedl Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která vyvinula informační systém IZIO pro malé firmy a podnikatele.

Veškerá komunikace přehledně na jednom místě

E-mailová komunikace se v dnešní informační době ukazuje jako nepřehledná. Přijatou poštu je nutné složitě třídit a řadu informací musí uživatel zdlouhavě dohledávat. Některé e-maily mohou v množství doručené korespondence snadno zapadnout, a zůstanou tak bez odpovědi. Proto je výhodnější používat řešení, která soustřeďují komunikaci na jednom místě a přitom umožňují její snadné rozdělení podle jednotlivých zakázek, klientů či úkolů. Tuto možnost nabízejí moderní informační systémy. Komunikovat v nich lze se všemi členy týmu a navíc je možné nastavovat oprávnění, komu se daná informace zobrazí.

„Výhodou komunikace prostřednictvím informačního systému je, že lze předávané informace vždy navázat na konkrétní zakázku, klienta či dodavatele. Všechny informace tak mají své místo a lze je kdykoliv pohodlně dohledat,“ upozornil na výhody užívání informačních systémů Michal Hochman, produktový manažer systému IZIO. „Nadřízený může v systému zadávat k jednotlivým zakázkám úkoly pro jednotlivé podřízené a v případě potřeby jim prostřednictvím systému zasílat připomínky. Pomocí záznamů může zadavatel i řešitel úkolu komunikovat nad řešením zakázky, a tak zaznamenávat její průběh,“ vysvětlil Hochman. Podobně lze přidávat i záznamy k jednotlivým klientům a dodavatelům, které mohou být využity třeba pro evidenci jednání.

Komunikujte bezpečně

Kromě efektivity by firmy měly více dbát na zabezpečenou komunikaci. Právě u malých firem je tento aspekt poměrně často opomíjen. Přitom únik informací do nepovolaných rukou a prozrazení firemního know-how může mít pro firmu dalekosáhlé důsledky. Informace, které si mezi sebou členové týmu vyměňují, by měly být chráněny před nepovolanými osobami. A to nejen instalací kvalitních antivirových či antispamových programů, ale také užíváním nástrojů, ve kterých jsou data bezpečně šifrována. Příkladem jsou data uložená v cloudu na zabezpečeném serveru v hostingovém centru.

Tags | informační technologie, počítače, software, tipy